A eficiência na gestão dos diferentes tipos de documentos jurídicos é essencial para que a empresa ou escritório tenha um fluxo satisfatório de organização. O que promove processos mais ágeis e otimizados.
Apesar dessa importância, muitos gestores têm dúvidas sobre como melhorar a gestão dos documentos jurídicos por desconhecer estratégias e soluções para esse fim.
Pensando nisso, abordaremos, a seguir, dicas valiosas para otimizar a organização por meio de processos e ferramentas.
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8 dicas para melhorar a gestão por tipos de documentos jurídicos
Estruturar uma organização baseada em tipos de documentos jurídicos é uma das formas mais ágeis e eficientes de operacionalizar essa gestão, sendo importante conhecer e incorporar diferentes táticas. Veja a seguir!
1. Classificação dos tipos de documentos jurídicos
O primeiro passo da gestão por tipos de documentos jurídicos é fazer a classificação de todos os arquivos e documentos da companhia, seguindo uma proposta lógica e objetiva. Por exemplo:
- Contrato social;
- Acordo de acionistas;
- Contratos de trabalho;
- Acordos de confidencialidade;
- termos de uso e política de privacidade.
Saiba mais: Conheça os principais tipos de documentos jurídicos e saiba organizá-los
Essa definição garante mais agilidade tanto na separação e tipificação dos documentos, como também para encontrá-los posteriormente quando necessário.
2. Organize documentos físicos e digitais
Atualmente, as empresas operam com documentos digitais tanto quanto com documentos físicos, sendo imprescindível que ambos os tipos sejam organizados e classificados.
3. Não acumule documentos
Será muito mais difícil manter a organização e gestão por tipos de documentos jurídicos se a empresa adotar uma política cumulativa desnecessária.
Isso ocorre, por exemplo, quando um documento perde sua validade legal – como pela elaboração de um novo contrato – e ainda assim continua armazenado nos arquivos da empresa.
Veja também: Boas práticas para o armazenamento de documentos eficiente
4. Tenha um fluxo de gestão de documentos
Para funcionar no longo prazo, é preciso desenvolver um fluxo de gestão de documentos em etapas como categorização, digitalização, revisão e exclusão, por exemplo.
Tal organização estabelece processos claros para cada tipo de documento jurídico, minimizando problemas na gestão.
5. Tome cuidado com a proteção de dados
Atualmente, a proteção de dados deve ser considerada estrategicamente na companhia, de forma que documentos digitais ou físicos tenham práticas específicas, como criptografia, senhas e controle de usuários ou mesmo autorização de acesso para arquivos físicos.
Leia mais: Proteção de dados: por que sua empresa deve se preocupar?
6. Estabeleça padrões
Criar padrões na gestão por tipos de documentos jurídicos evita problemas como misturar demandas de diferentes departamentos ou clientes.
A partir dos padrões, os colaboradores sabem como organizar os documentos e o workflow correto de trabalho.
7. Digitalize e coloque na nuvem
A manutenção de documentos físicos é mais trabalhosa e custosa. Dessa maneira, uma tendência é a digitalização e armazenamento em nuvem.
Por se tratar de um servidor externo, os documentos devem ter cópias protegidas, além de camadas de segurança digital que minimizem riscos de perdas ou vazamentos.
8. Aposte em tecnologia e na automação de processos
A tecnologia é uma importante aliada para tornar a gestão por tipos de documentos jurídicos mais eficiente e otimizada.
Alguns exemplos são a automação de processos na organização e armazenamento dos arquivos e o controle de temporalidade, em que determinados documentos são automaticamente excluídos após o prazo estipulado.
Leia mais: Vale a pena automatizar a gestão de documentos jurídicos? Saiba!
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