Aumentar a produtividade da equipe é um desejo frequente dos líderes de empresa. Para isso, torna-se necessário adotar táticas que reduzam consideravelmente o tempo gasto com atividades repetitivas, como o processo de digitalização de documentos.
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Dessa maneira, pode-se alcançar uma verdadeira transformação nas companhias. Isso porque esse procedimento tem a capacidade de reduzir consideravelmente os custos, já que busca a utilização de meios eletrônicos para armazenamento, organização, pesquisa e consulta de arquivos digitais em detrimento do uso de papéis e documentos impressos.
Essa tendência, inclusive, vem se intensificando nos últimos anos. Segundo pesquisa da IDC, o mercado de impressoras teve uma queda de 6,8% no número de vendas em 2020 em comparação com 2019.
Passo a passo para iniciar um processo de digitalização de documentos
Uma série de etapas devem ser seguidas para assegurar uma eficaz transição dos arquivos impressos para os meios digitais. Conheça os passos mais importantes:
- Planeje o que deve ser digitalizado
- Defina os profissionais responsáveis pela digitalização
- Encontre o melhor meio de armazenamento em nuvem
- Determine quem pode acessar cada arquivo
- Categorize os arquivos para facilitar o acesso
- Garanta arquivos escanerizados com qualidade
- Escolha uma plataforma segura e de fácil visualização
Outro passo extremamente importante é garantir que os arquivos tenham a chamada validade jurídica, isto é, que possam ser considerados legalmente.
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Entenda como viabilizar a legalização dos documentos virtuais
Até março de 2020, não existia como garantir essa legalidade. Com a emissão do decreto nº 10.278/2020, foram estabelecidas as normas para regulamentar o processo de digitalização de documentos e assegurar sua validade corretamente.
Entre os requisitos, destaca-se que sejam seguidos uma série de padrões técnicos. A resolução mínima dos arquivos digitais, por exemplo, deve ser de 300 dpi para textos e fotografias, enquanto plantas e mapas necessitam de 600 dpi.
Deve-se também contar com metadados nos documentos, como assunto, nome do autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital, responsável pela digitalização, título, tipo documental e hash da imagem.
Ademais, há necessidade de que os arquivos que têm algum envolvimento com entidades públicas tenham o certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Já os que se enquadram em relações entre particulares podem seguir as necessidades colocadas acima do ICP-Brasil ou, em caso necessário em acordo entre as partes, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e da confidencialidade dos documentos.
Garanta o processo de digitalização de documentos com a Doc Int
Para acelerar a transformação digital nas companhias, deve-se contar não apenas com o processo de digitalização de documentos.
Além desse caminho, as empresas precisam compreender que esse é só o início da disrupção digital que o negócio pode alcançar.
Neste sentido, para minimizar o consumo de papel e promover a produção de conteúdos que já nascem em meios digitais, o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma solução valiosa.
Isso porque, por meio desta tecnologia, é possível automatizar o processo de digitalização de documentos, organização e armazenamento, garantir controle completo sobre o acesso dos usuários aos arquivos, ganhar agilidade na gestão e ainda aumentar a segurança das informações.
Para isso, é fundamental ter a disposição a parceria com uma empresa experiente no mercado e que domina todas as etapas do processo de digitalização de documentos, como a Doc Int.
Atuamos com tecnologias de primeira linha para o gerenciamento eletrônico de documentos e criamos projetos personalizados para atender às necessidades específicas do seu negócio, independentemente do porte ou segmento.
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