A gestão de documentos digitais é cada vez mais importante para as empresas de todos os portes e segmentos. Isso porque permite evitar que todos os arquivos sejam guardados no formato tradicional de papel físico. O que pode gerar diversos problemas, como perdas e extravios, deterioração da informação e problemas de conservação.
Assim, com a digitalização dos documentos e um sistema para realizar a gestão eletrônica, fica muito mais fácil garantir a segurança dos dados, eliminar o risco de perda de informações, evitar a degradação e manter a correta preservação.
Além disso, com acesso rápido, armazenamento online e agilidade na busca de documentos, é possível promover maior eficiência, produtividade, economia e otimização do fluxo de trabalho.
E, para mostrar a importância da gestão de documentos digitais na prática, vamos falar neste artigo sobre os riscos de deterioração dos arquivos e como assegurar sua conservação adequada.
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Quais os riscos no arquivamento de documentos?
No processo de armazenamento manual de arquivos em caixas, estantes e salas, existem inúmeros riscos para a conservação dos documentos. Isso porque eles podem sofrer deterioração se não forem acondicionados corretamente.
Então, veja os principais problemas que podem ocorrer:
Riscos ambientais: aqui vale destacar a presença de raios solares que podem trazer impactos para os documentos, danificando o papel e desbotando a tinta.
Físicos: diversas questões estão envolvidas neste ponto, como temperatura, umidade e iluminação. A dica é manter uma ambiente com temperatura média entre 20ºC e 22ºC, com o auxílio de um climatizador ou ar-condicionado.
Químicos: neste caso, a poluição atmosférica é um aspecto que pode avariar os arquivos.
Biológicos: este risco, muitas vezes, é subestimado, mas a ação de fungos, insetos e roedores podem estragar os documentos.
Humanos: por fim, não podemos esquecer a atuação humana com os problemas gerados pela falta de cuidados no manuseio dos papéis, o risco de derrubar água, entre outros.
Logo, é fundamental minimizar tais riscos e evitar que os documentos, principalmente com informações sensíveis ou sigilosas, como documentos jurídicos, contábeis e de RH, fiquem armazenados de forma inadequada.
Com o arquivamento e o gerenciamento correto, principalmente, se for uma gestão de documentos digitais, é possível prolongar a vida útil dos registros indefinidamente.
3 boas práticas para a conservação de documentos
Para que sua empresa não sofra nenhum dos problemas acima mencionados, apresentamos algumas dicas de como manter a conservação apropriada.
1. Higienização e limpeza
A higienização da sala, estantes e pastas, assim como do piso e demais superfícies de onde fica localizado o arquivo físico, é fundamental para garantir a preservação dos documentos. Sem contar que evita a contaminação por insetos e microrganismos. Vale a pena também usar plastificações para separar e organizar os registros, reduzindo a poeira e a sujeira que podem impregnar os materiais.
Saiba mais: Como aplicar a organização documental nas empresas
2. Melhorias nas condições dos ambientes
Outra ação importante diz respeito a melhorar as condições dos locais de armazenamento para minimizar riscos ambientais e físicos. Para isso, é possível promover o uso de circuladores e sistemas de ar-condicionado para aumentar a ventilação, evitar fontes geradoras de umidade, instalar persianas ou outros aparelhos para diminuir a insolação e a temperatura do local.
3. Gestão eletrônica de documentos
Apesar das boas medidas para preservação do acervo físico, nada melhor do que digitalizar os documentos e fazer sua gestão de forma eletrônica. Claro que alguns registros precisam ser mantidos também em papel, como os arquivos de RH.
Mas, sempre que possível, a gestão de documentos digitais é uma solução valiosa para os negócios. Isso porque evita todo este trabalho e desgaste na organização do acervo e permite muito mais benefícios.
O que envolve desde a melhora na organização dos documentos, com padronização, classificação, indexação e automação nos cadastros, até o controle completo de todo o sistema de arquivos, com permissão de acesso aos usuários.
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Principais benefícios da gestão de documentos digitais
Segundo pesquisa do Guia Business Media, 88,4% das empresas consideram a gestão de documentos digitais importante para os negócios. Por isso, separamos as vantagens para sua empresa em ter uma gestão eletrônica. Confira:
- Segurança contra fatores físicos e naturais: com os arquivos digitais, há menos riscos de desastres ou fatores físicos causarem um prejuízo.
- Mais eficiência e produtividade: é mais fácil classificar e indexar os documentos digitais, pesquisar, consultar e localizar arquivos, evitar perdas, eliminar erros de informações, entre outros benefícios para o fluxo de trabalho.
- Agilidade na disponibilização dos documentos: a gestão de documentos digitais garante que o profissional autorizado receba a informação necessária, no momento exato em que precisar.
- Redução de custos: com a diminuição do espaço físico para armazenamento, a economia por minimizar impressões e todos os impactos positivos atrelados ao aumento de produtividade da equipe, a redução de custos é significativa.
Saiba mais: Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos para empresas
Como implementar a gestão de documentos digitais na sua empresa
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