Gestão de documentos digitais: como garantir a conservação de arquivos

By 18 de fevereiro de 2021Gestão de documentos
Conservação de arquivos

A gestão de documentos digitais é cada vez mais importante para as empresas de todos os portes e segmentos. Isso porque permite evitar que todos os arquivos sejam guardados no formato tradicional de papel físico. O que pode gerar diversos problemas, como perdas e extravios, deterioração da informação e problemas de conservação.

Assim, com a digitalização dos documentos e um sistema para realizar a gestão eletrônica, fica muito mais fácil garantir a segurança dos dados, eliminar o risco de perda de informações, evitar a degradação e manter a correta preservação.

Além disso, com acesso rápido, armazenamento online e agilidade na busca de documentos, é possível promover maior eficiência, produtividade, economia e otimização do fluxo de trabalho.

E, para mostrar a importância da gestão de documentos digitais na prática, vamos falar neste artigo sobre os riscos de deterioração dos arquivos e como assegurar sua conservação adequada.

Leia também: Como a organização de documentos evita perdas e extravios

Quais os riscos no arquivamento de documentos?

No processo de armazenamento manual de arquivos em caixas, estantes e salas, existem inúmeros riscos para a conservação dos documentos. Isso porque eles podem sofrer deterioração se não forem acondicionados corretamente.

Então, veja os principais problemas que podem ocorrer:

Riscos ambientais: aqui vale destacar a presença de raios solares que podem trazer impactos para os documentos, danificando o papel e desbotando a tinta.

Físicos: diversas questões estão envolvidas neste ponto, como temperatura, umidade e iluminação. A dica é manter uma ambiente com temperatura média entre 20ºC e 22ºC, com o auxílio de um climatizador ou ar-condicionado.

Químicos: neste caso, a poluição atmosférica é um aspecto que pode avariar os arquivos.

Biológicos: este risco, muitas vezes, é subestimado, mas a ação de fungos, insetos e roedores podem estragar os documentos.

Humanos: por fim, não podemos esquecer a atuação humana com os problemas gerados pela falta de cuidados no manuseio dos papéis, o risco de derrubar água, entre outros.

Logo, é fundamental minimizar tais riscos e evitar que os documentos, principalmente com informações sensíveis ou sigilosas, como documentos jurídicos, contábeis e de RH, fiquem armazenados de forma inadequada.

Com o arquivamento e o gerenciamento correto, principalmente, se for uma gestão de documentos digitais, é possível prolongar a vida útil dos registros indefinidamente.

3 boas práticas para a conservação de documentos

Para que sua empresa não sofra nenhum dos problemas acima mencionados, apresentamos algumas dicas de como manter a conservação apropriada.

1. Higienização e limpeza

A higienização da sala, estantes e pastas, assim como do piso e demais superfícies de onde fica localizado o arquivo físico, é fundamental para garantir a preservação dos documentos. Sem contar que evita a contaminação por insetos e microrganismos. Vale a pena também usar plastificações para separar e organizar os registros, reduzindo a poeira e a sujeira que podem impregnar os materiais.

Saiba mais: Como aplicar a organização documental nas empresas

2. Melhorias nas condições dos ambientes

Outra ação importante diz respeito a melhorar as condições dos locais de armazenamento para minimizar riscos ambientais e físicos. Para isso, é possível promover o uso de circuladores e sistemas de ar-condicionado para aumentar a ventilação, evitar fontes geradoras de umidade, instalar persianas ou outros aparelhos para diminuir a insolação e a temperatura do local.

3. Gestão eletrônica de documentos

Apesar das boas medidas para preservação do acervo físico, nada melhor do que digitalizar os documentos e fazer sua gestão de forma eletrônica. Claro que alguns registros precisam ser mantidos também em papel, como os arquivos de RH.

Mas, sempre que possível, a gestão de documentos digitais é uma solução valiosa para os negócios. Isso porque evita todo este trabalho e desgaste na organização do acervo e permite muito mais benefícios. 

O que envolve desde a melhora na organização dos documentos, com padronização, classificação, indexação e automação nos cadastros, até o controle completo de todo o sistema de arquivos, com permissão de acesso aos usuários.

Leia também: Como a LGPD impacta a gestão de dados e a gestão documental

Principais benefícios da gestão de documentos digitais

Segundo pesquisa do Guia Business Media, 88,4% das empresas consideram a gestão de documentos digitais importante para os negócios. Por isso, separamos as vantagens para sua empresa em ter uma gestão eletrônica. Confira:

  • Segurança contra fatores físicos e naturais: com os arquivos digitais, há menos riscos de desastres ou fatores físicos causarem um prejuízo.
  • Mais eficiência e produtividade: é mais fácil classificar e indexar os documentos digitais, pesquisar, consultar e localizar arquivos, evitar perdas, eliminar erros de informações, entre outros benefícios para o fluxo de trabalho.
  • Agilidade na disponibilização dos documentos: a gestão de documentos digitais garante que o profissional autorizado receba a informação necessária, no momento exato em que precisar.
  • Redução de custos: com a diminuição do espaço físico para armazenamento, a economia por minimizar impressões e todos os impactos positivos atrelados ao aumento de produtividade da equipe, a redução de custos é significativa.

Saiba mais: Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos para empresas

Como implementar a gestão de documentos digitais na sua empresa

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