O departamento jurídico das empresas costuma enfrentar um grande acúmulo de papéis e arquivos. Então, fazer a gestão de documentos jurídicos se torna um desafio cada vez mais preocupante para os gestores.
Afinal, é preciso ter uma gestão documental adequada para organizar os documentos físicos e digitais, melhorar o arquivamento e facilitar o acesso às informações.
Só assim, é possível manter a produtividade em dia, evitar perdas e extravios de documentos, otimizar os fluxos de trabalho nas organizações e aumentar o controle por parte dos gestores.
Neste sentido, a transformação digital é um importante aliado dos negócios para auxiliar no gerenciamento de documentos jurídicos. O uso das tecnologias permite, por exemplo, realizar a digitalização de documentos, a catalogação e a indexação em banco de dados, o armazenamento na nuvem, a automatização de processos e garante o acesso online.
Então, com as soluções tecnológicas, os gestores e profissionais ganham mais agilidade e eficiência nos processos, eliminam trabalhos repetitivos e podem ter uma atuação mais estratégica.
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Como funciona a automação na gestão de documentos jurídicos?
Como vimos, as tecnologias podem ajudar e muito as empresas na organização, armazenamento, pesquisa e controle dos documentos jurídicos. Mas você pode estar se perguntando como a automação atua na prática. É o que veremos agora.
Essa ferramenta é responsável por integrar e organizar todas as informações presentes no setor jurídico, com rapidez e precisão. Afinal, imagine só o alto fluxo de arquivos, dados e documentos jurídicos que chegam e necessitam de padronização, catalogação, organização e arquivamento.
Para não ter que deslocar um funcionário específico para a função ou até mais membros da equipe, o recurso de automação dentro de um sistema de gerenciamento de documentos é primordial.
Dessa forma, os arquivos digitalizados já são separados e armazenados de modo adequado, evitando erros, facilitando a consulta e a pesquisa posterior.
Ao mesmo tempo, os profissionais não gastam seus esforços com tarefas repetitivas e podem usar seu tempo para uma atuação mais inteligente. Assim, ao se dedicarem a outras atividades prioritárias e estratégias, os colaboradores podem trazer resultados mais significativos para as empresas.
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Principais recursos da automação na gestão de documentos
Para superar as dificuldades comuns na gestão de documentos jurídicos e atingir os objetivos esperados, o sistema de automação conta com algumas funcionalidades específicas. Saiba quais são:
- Recebimento, separação e padronização de documentos digitais;
- Catalogação e indexação dos arquivos jurídicos, contratos e processos conforme parâmetros estabelecidos;
- Armazenamento na nuvem e acesso online;
- Recursos de controle de acesso e permissão de usuário para garantir a segurança dos dados sensíveis e sigilosos;
- Fluxos de trabalho personalizados para aprovação e liberação de contratos;
- Pesquisa e busca de informações sobre contratos e documentos;
- Controle de versões e mudanças realizadas pelos usuários nos documentos;
- Monitoramento do tempo em que os arquivos precisam ficar armazenados, sendo descartados de maneira automática;
- Gerenciamento completo de todos os dados dos usuários e documentos.
Leia também: Proteção de dados: por que sua empresa deve se preocupar?
Por que investir na automação na gestão dos documentos jurídicos?
Apesar dos recursos mostrados acima, é comum que alguns gestores ainda tenham dúvidas sobre se vale a pena investir em um sistema de automação para a gestão dos documentos jurídicos.
Por isso, vamos apresentar os principais benefícios dessa tecnologia, mostrando como o investimento é positivo e traz retorno para o seu negócio.
Otimização do tempo
Com as informações jurídicas reunidas em um sistema digital, o ganho de tempo é expressivo. Uma vez que os colaboradores podem acessar os dados rapidamente e fazer as modificações e atualizações necessárias em contratos e processos, com salvamento automático.
Eliminação de erros e falhas
Trabalhar com um alto volume de arquivos jurídicos em papel deixa a equipe mais suscetível a erros no preenchimento de informações e até na perda de documentos. O que pode virar prejuízo para as empresas. Então, a tecnologia pode acabar com este problema.
Aumento da produtividade
Com maior automação na gestão de documentos jurídicos, o fluxo de trabalho é otimizado, evitando desperdícios de tempo e esforços com atividades manuais. Assim, cresce a produtividade dos funcionários.
Redução da quantidade de papel
As pastas e estantes com documentos jurídicos em formato físico ocupam um grande espaço, atrapalhando a busca pelas informações. Já as ferramentas tecnológicas melhoram a organização, o acesso e a pesquisa de dados, além de aumentar a dinâmica dos colaboradores e diminuir o consumo de papéis.
Minimização de custos
Com a adesão das tecnologias, os custos são reduzidos de diversas formas, desde o aumento da produtividade, a otimização do tempo e a diminuição de erros até o corte de gastos com papéis e impressões e na alocação de funcionários mais estratégicos.
Aumento da integração
A automação na gestão dos documentos jurídicos também permite maior integração de dados, com acesso em tempo real dos usuários. Assim, com todas as informações reunidas em um único lugar, fica mais fácil incluir novos arquivos, alterar dados já existentes e executar determinados processos e análises.
Maior controle sobre os prazos
Perder prazos na liberação e aprovação de contratos ou documentos jurídicos pode representar inúmeros problemas para as empresas. Mas isso não acontece quando se tem a automação, já que é possível criar controles de prazo para a execução de determinados fluxos de atividades envolvendo os arquivos.
Melhora na imagem da marca
Não ter um sistema automatizado para gerenciamento de documentos jurídicos pode acarretar inúmeros problemas para os negócios, com perdas de arquivos, vazamento de dados sigilosos, esquecimento de prazos e outros. O que traz prejuízos financeiros e de imagem para a marca.
Em contrapartida, com a automação, as empresas podem evitar todas essas situações e garantir uma boa reputação.
Saiba mais: Boas práticas para o armazenamento de documentos eficiente
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