As indústrias, normalmente, lidam com muitos funcionários e, então, o setor de recursos humanos tem ampla importância para fazer a gestão de pessoal. Entre suas atividades, estão cuidar de toda a relação entre colaboradores e empresa. Neste sentido, os documentos de RH têm papel essencial nos processos.
Isso porque os documentos na área de recursos humanos englobam os contratos de trabalho, comprovante de pagamento, 13º, férias, Guia da Previdência Social, Guia de Recolhimento do FGTS, comprovante de retenção do INSS, entre diversos outros.
E não é só isso. Nas indústrias, há um grande volume de documentos usados e manuseados diariamente em diversos setores, como por exemplo:
- Informações financeiras e fiscais;
- Materiais sobre a qualidade dos produtos produzidos;
- Documentos de equipamentos, maquinários e respectivas manutenções;
- Contratos com fornecedores de insumos;
- Papéis referentes a pedidos e pagamentos de clientes;
- Documentos para controle de estoque;
- Protocolos de operações de produção, de processos administrativos, processos de TI e outros.
Então, fica claro que é preciso aplicar estratégias e usar ferramentas para digitalizar e otimizar a organização documental em toda a indústria e, principalmente, no RH. Assim, é possível ganhar maior produtividade, eficiência e agilidade nas rotinas de trabalho, com facilidade para acessar e pesquisar os dados necessários.
Leia também: Como manter os documentos de RH organizados e bem conservados
Importância da transformação digital nas indústrias
Cada vez mais, as indústrias precisam investir na transformação digital e no uso de inovações na produção para reduzir custos, obter ganhos produtivos na operação e ter melhores resultados. Neste sentido, também é importante usar novas tecnologias nos processos de manuseio de documentos de RH e de outros setores.
Com a digitalização de documentos e um sistema de gerenciamento eletrônico, é possível evitar problemas, como por exemplo:
- Atraso no envio dos documentos de admissão de novos colaboradores;
- Perda ou extravio da folha de pagamento;
- Demora ou ausência no envio de holerites;
- Desatualização dos documentos dos funcionários no sistema da empresa;
- Vazamentos de dados sigilosos dos colaboradores e da empresa;
- Demora na localização de informações necessárias para a execução de tarefas.
Neste cenário, você já pode ver as vantagens de empregar as tecnologias nos processos e documentos de RH, a começar pelo aumento de produtividade. Inclusive, de acordo com estudo do Workfront, apenas 39% do expediente de trabalho é produtivo, sendo que o restante do tempo é perdido com atividades dispensáveis e burocráticas.
Outro ganho importante é que o RH pode se tornar mais estratégico, com maior automação, análise de dados, melhor tomada de decisão e uma visão completa do negócio.
Além disso, as indústrias podem até ganhar maior competitividade ao investir nessas soluções. Segundo pesquisa da Convenia, cerca de 40% das empresas estruturam as rotinas de RH sem o uso de plataformas digitais. Ou seja, você pode aproveitar e sair na frente da concorrência o quanto antes.
Quais tecnologias podem ser empregadas no RH?
Em meio a tantos pontos positivos impulsionados pela transformação digital, os gestores de RH devem conhecer as diversas tecnologias que podem ser utilizadas no setor para facilitar a rotina, como:
- Ferramentas e testes para o processo de recrutamento e seleção;
- Processo digital de onboarding;
- Controle de ponto digital;
- Admissão online por meio de documentos digitalizados e assinatura eletrônica;
- Gestão de documentos de RH de forma eletrônica.
Leia também: Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos para empresas
5 dicas para melhorar a gestão de documentos de RH nas indústrias
Para agilizar a vida do setor de recursos humanos e fortalecer a transformação digital nas indústrias, é importante melhorar a gestão de documentos de RH tanto físicos como digitais. Por isso, apresentamos as principais dicas a seguir:
1. Definir os padrões
Para otimizar a gestão de documentos de RH, o primeiro passo é definir os padrões, identificações, categorizações e como os arquivos serão organizados. Então, é preciso definir quais os documentos mais prioritários a serem listados nos arquivos físicos e como será feita sua organização dentro de um sistema de gestão.
2. Organizar documentos físicos
Não basta separar os documentos físicos por importância e com identificação. Também é fundamental arrumá-los e organizá-los em um só local, seguro, limpo, com caixas e um armário separado especificamente para esta finalidade.
3. Adotar uma ferramenta
Como já mencionamos e mostramos ao longo do texto, a inovação ajuda e muito na gestão dos documentos de RH, seja com a digitalização ou com uma ferramenta de gerenciamento eletrônico, garantindo fácil usabilidade, máxima qualidade na tecnologia e recursos valiosos, como controle de acesso e rastreabilidade.
Com isso, é possível obter vantagens, como redução de erros no preenchimento de documentos, diminuição de tempo na busca de informações, maior produtividade, eliminação do extravio de documentos, segurança dos dados e redução de custos.
Leia também: 5 formas de otimizar a gestão de documentos no home office
4. Manter backups
A maioria dos documentos de RH precisa ser armazenada ao longo de vários anos. Portanto, é fundamental ter uma estratégia de backups no sistema de gestão de documentos para manter todos os dados seguros e para poder recuperar as informações em caso de violações, vazamentos e roubos de dados.
5. Contar com um parceiro
Introduzir a digitalização e o gerenciamento eletrônico pode ser um processo trabalhoso e custoso para o RH das indústrias. Por isso, é importante contar com parceiros especializados, com expertise nas melhores práticas e soluções do mercado. Isso garante maior agilidade na implementação das ferramentas e facilita a gestão de documentos.
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