O momento de crescimento do home office com a adesão das empresas ao trabalho remoto e as necessidades de garantir a continuidade de negócios exigem a transferência de diversas cargas de trabalho para o digital, seja no armazenamento de documentos na nuvem, na digitalização ou em outras infraestruturas de tecnologia. Com o serviço de impressão, não é diferente.
A infraestrutura de impressão e digitalização precisa ser repaginada para atender às novas demandas do mundo atual. Uma vez que esse tipo de serviço pode fazer a diferença para as organizações a fim de apoiar o plano de continuidade de negócios.
Vale destacar que a utilização do home office tem gerado resultados positivos. Para 39% das organizações, a experiência superou as expectativas, segundo pesquisa da FIA, por exemplo. Além disso, um estudo da VR Benefícios aponta que a maioria dos profissionais não se sente seguro para uma volta ao trabalho presencial.
Ou seja, a tendência é de um modelo de trabalho híbrido mesmo após o fim da pandemia e do isolamento social. Neste sentido, o plano de continuidade deve se manter atualizado para fazer a análise e a gestão de possíveis crises e o serviço de impressão, assim como outras soluções, deve estar em pleno funcionamento para auxiliar os colaboradores e gestores.
Vamos entender melhor a seguir como funciona este plano, qual sua importância e qual o papel dos serviços de impressão!
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O que é o plano de continuidade de negócios?
Também conhecido como PCN, o plano de continuidade é um conjunto de medidas e estratégias preventivas para assegurar as condições operacionais e o funcionamento essencial de uma empresa se houver incidentes e falhas. Estas ações são adotadas até o problema ser resolvido e a situação se normalizar.
Essas ocorrências podem estar associadas a causas naturais, como incêndios, alagamentos e outros, intercorrências nos sistemas, como falhas, violações e ataques cibernéticos, fraudes financeiras ou ainda crises externas, como epidemias, greves e outros.
Tais situações, se não houver um plano de contingência, podem resultar em interrupção dos serviços e graves prejuízos. Inclusive, segundo levantamento do Grupo Daryus, 43% das empresas não tinham um plano de continuidade de negócios para enfrentar os efeitos da pandemia da Covid-19.
Então, para garantir a sobrevivência da empresa em meio a essas circunstâncias inesperadas, as organizações devem elaborar e manter este plano de forma bem estruturada. Assim, é possível ter uma visão global dos processos de negócio, dos sistemas, do que é digitalizado ou não, e de como proceder no caso de problemas.
Como resultado, os gestores podem evitar a perda de dados, proporcionar a segurança da informação e realizar o pronto restabelecimento da empresa em qualquer contingência.
Como funciona o plano de continuidade de negócios
Para atingir os objetivos propostos do plano e desenvolvê-lo da melhor forma, os gestores das empresas precisam seguir 3 passos básicos. Com eles, é possível ficar pronto para gerenciar crises e minimizar seus impactos.
- Análise de risco: saber as principais ameaças que podem vir a acontecer para a empresa;
- Avaliação do impacto: quais consequências podem acontecer para os negócios e os serviços;
- Planejamento e ações: ao identificar uma ameaça em potencial, quais medidas devem ser tomadas para garantir a retomada das operações.
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Como o serviço de impressão deve integrar o plano de continuidade de negócios
Além de todos os pontos citados acima de possíveis incidentes, ocorrências e crises que desencadeariam o plano de continuidade, a exigência de home office é outra questão a preocupar os gestores.
Afinal, alguns elementos são simples de transportar para o trabalho remoto, como notebooks e seus acessórios, além dos telefones corporativos e soluções para reuniões, como videoconferências. Mas e o que fazer com a documentação e o parque de impressão?
Na hora de planejar a operacionalidade do negócio sem interrupções, a infraestrutura de impressão e digitalização deve ser levada em consideração. Neste caso, o serviço de impressão pode ser essencial. Veja como ele pode ajudar!
Impressão na nuvem
Com o serviço de impressão, pode-se realizar o gerenciamento de impressão baseado em nuvens. Assim, os usuários podem imprimir e gerenciar os documentos de diversos lugares. Isso porque, com a nuvem, não é preciso localizar ou escolher uma impressora.
Então, a impressão pode ser iniciada de onde o colaborador estiver, sendo impresso pelo usuário quando estiver no dispositivo. Como benefício, é possível liberar a saída do documento em qualquer impressora habilitada com segurança quando o equipamento estiver configurado ao usuário.
Dessa forma, é possível cumprir com as diretrizes atuais em que a maioria ainda não está de volta ao escritório. Além do que, os usuários também passam a reduzir o consumo de papel, pois imprimem apenas o que precisam.
Suporte remoto
No momento em que um plano de continuidade entra em funcionamento como no caso do home office, o suporte remoto faz a diferença para todas as atividades. Para o serviço de impressão, então, ele é essencial, pois permite monitorar de forma online as impressoras de saída até o nível do usuário, independentemente da origem do trabalho de impressão.
Este rastreamento facilita a tomada de decisão sobre a infraestrutura de impressão e o fluxo de trabalho.
Decisões orientadas por dados
Com a implantação da infraestrutura baseada em nuvem no serviço de impressão, a empresa poderá tomar decisões orientadas por dados, avaliando remotamente o status do seu parque de impressão atual e garantindo a disponibilidade dos recursos necessários. Então, é possível otimizar custos e oferecer melhor visibilidade de toda a situação.
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Impressão x transformação digital
Apesar da forte tendência pela transformação digital, nem todas as empresas conseguem manter todo o seu fluxo de trabalho e documentos no formato online. Então, é preciso investir em inovação como parte da manutenção da continuidade da impressão e a mudança para a infraestrutura na nuvem significa isso.
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