Um objetivo comum dos gestores nas indústrias é padronizar os fluxos de trabalho e operações, além de identificar oportunidades de melhorias nos processos produtivos. Neste cenário, o mapeamento de processos é uma ferramenta importante para apoiar as empresas.
Afinal, com uso do mapeamento, os gestores podem transformar processos, implementar mudanças reais nas organizações, promover operações eficientes e adotar novas estratégias.
Como consequência, é possível tornar a indústria mais competitiva, garantindo melhores resultados na empresa como um todo, com maior produtividade, otimização de custos e minimização de desperdícios.
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O que é o mapeamento de processos?
Conceitualmente, o mapeamento de processos é uma técnica de planejamento e gestão que auxilia na representação visual do fluxo de trabalho. Assim, por meio de uma sequência de atividades, é possível ver como andam as produções, o desempenho das equipes, os prazos e as entregas dos produtos finais.
Com isso, sua atribuição é entender a relação das atividades realizadas e a sequência de processos, identificar as pessoas envolvidas e sua integração, verificar os obstáculos e gargalos do dia a dia. Com essas informações nas mãos, é possível melhorar tudo o que engloba a indústria.
Vale destacar que o mapeamento pode ter diferentes finalidades na prática, como por exemplo, compreender os processos, documentá-los a fim de capacitar colaboradores, padronizá-los para melhor execução, aprimorá-los com mudanças pontuais nas estruturas e transformá-los com uso de novas práticas e tecnologias.
Por que sua indústria precisa do mapeamento de processos?
O mapeamento de processos pode até parecer uma etapa básica e você pode se perguntar o porquê de uma indústria precisar revisitar seus procedimentos e entender como funciona o ciclo produtivo.
No entanto, tal prática é fundamental para as empresas. Uma vez que diversas organizações executam tarefas sem um objetivo claro e bem definido e não sabem como uma determinada atividade impacta a produção.
Isso sem falar que, muitas vezes, as indústrias colocam muito esforço para executar uma série de serviços, sem entender se eles realmente geram valor ao produto final. Ou seja, existem funções que pouco agregam e, às vezes, nem deveriam ser realizadas, já que prejudicam as outras tarefas mais prioritárias.
Além desses problemas apresentados, a falta de uma visão de todos os processos pode resultar em diversos prejuízos, como por exemplo:
- Retrabalho nas tarefas realizadas;
- Dificuldade para cumprimento de prazos;
- Custos mais altos para os processos;
- Perda de produtividade;
- Insatisfação e falta de motivação da equipe.
Assim, fica claro que o mapeamento de processos pode auxiliar e muito as indústrias de diferentes portes e segmentos.
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Quais os principais benefícios do mapeamento de processos na indústria?
Depois de entender os problemas envolvendo a ausência de um mapeamento de processos efetivo na sua indústria, os gestores também devem conhecer as vantagens de usar essa estratégia e como ela pode otimizar o desempenho da empresa. Confira!
1. Padronização do trabalho
Como primeira vantagem do mapeamento, está a otimização dos processos e a padronização do trabalho. Assim, as atividades podem ser executadas com eficiência, segurança e alta produtividade, já que todos os colaboradores possuem total conhecimento do que deve ser feito e como deve ser realizado.
2. Maior controle
O monitoramento dos processos permite que os gestores tenham maior visibilidade de todas as operações industriais. Isso garante um aumento no controle das atividades, facilitando o acompanhamento, promovendo maior previsibilidade de resultados e evitando surpresas inesperadas.
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3. Auxílio na tomada de decisões
A visão completa da indústria possibilita aos gestores tomar decisões embasadas em informações reais sobre a produção, remodelando os processos para se tornarem mais eficientes. Além disso, é possível automatizar alguma parte da cadeia ou até mesmo todo o processo.
4. Melhora a comunicação da equipe
Com os processos bem delimitados para todos os funcionários, fica mais fácil para a equipe se integrar melhor, aumentar a colaboração e a comunicação. Afinal, ao se ajudarem, os colaboradores promovem uma elevação na performance da empresa como um todo e podem atingir melhores resultados, coletivamente.
5. Controle de custos e recursos
Outro ponto importante do mapeamento de processos é a possibilidade de controlar os custos necessários para executar cada atividade de forma a cumprir com seu objetivo, evitando gastos exagerados. Dessa forma, não vão faltar recursos na cadeia produtiva, que poderão ser destinados a funções mais estratégicas.
6. Redução do tempo de realização dos projetos
Com todos os gargalos identificados e as melhorias implantadas nos processos, outro benefício é a redução no tempo de desenvolvimento de processos, projetos e produtos. Isso sem perder a qualidade.
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Como apoiar o mapeamento de processos na sua indústria
Para implementar o mapeamento de processos na sua indústria, é preciso contar com ferramentas adequadas que atendam às necessidades da empresa e otimizem o seu trabalho.
As soluções de digitalização de documentos e gerenciamento eletrônico podem ajudar no mapeamento, já que auxiliam na análise de fluxos de trabalho e de documentos operacionais, jurídicos, financeiros, de TI, RH e outros.
Com as tecnologias, é possível garantir maior automação de processos, otimização do workflow, melhor organização, armazenamento e compartilhamento de arquivos, além do aumento de produtividade e maior colaboração.
Neste contexto, a Doc Int é um parceiro importante, pois consegue apoiar a transformação digital das indústrias com as soluções de digitalização e GED. Estamos prontos para auxiliar a sua empresa a revolucionar a gestão de documentos e otimizar os processos.
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