As indústrias, cada vez mais, sofrem com a forte concorrência do setor. Então, um dos grandes desafios e objetivos dos gestores para garantir que a empresa se destaque e fique à frente da concorrência é aumentar produtividade da equipe.
Isso porque a elevação da produtividade e do rendimento dos funcionários é fundamental para obter melhores resultados na indústria como um todo, envolvendo diferentes quesitos como:
- Qualidade da produção;
- Otimização de recursos;
- Execução rápida de processos;
- Controle de estoque mais eficiente;
- Pagamentos, fluxo de caixa e gerenciamento financeiro;
- Gestão de documentos;
- Manutenção de equipamentos;
- Entre outros.
Ou seja, em todos os setores da indústria, é possível aumentar produtividade da equipe. Vale lembrar que, segundo um estudo do Workfront, apenas 39% do expediente de trabalho é produtivo.
O restante do tempo é gasto com tarefas improdutivas, como checagem de e-mails e atividades administrativas. O que envolve principalmente o armazenamento e a organização documental das diversas áreas, como RH, TI, financeiro, entre outros.
Neste conteúdo, vamos ajudar os gestores a garantir maior produtividade na indústria. Confira a seguir!
Leia também: Como melhorar a gestão de documentos de RH nas indústrias
Principais passos para aumentar produtividade da equipe
Para alcançar ganhos de produtividade nas indústrias, os gestores podem investir em ações, metodologias e ferramentas tecnológicas. Vamos ver algumas medidas que podem ajudar na rotina da fábrica:
1. Revisar o fluxo de trabalho
Em primeiro lugar, os gestores precisam revisar o fluxo de trabalho. Isso engloba desde o momento da chegada de insumos e matérias-primas na indústria até o envio ao cliente.
Neste caso, é preciso fazer um mapeamento completo de todos os procedimentos e atividades, os colaboradores responsáveis e as tecnologias envolvidas. Só assim, levantando todas as informações e entendendo como todos os processos funcionam, é possível verificar quais fatores podem ser otimizados.
2. Atualizar processos
A atualização de processos para aumentar produtividade da equipe também está relacionada com a revisão do fluxo de trabalho. Uma vez que, a partir da análise da situação atual, é possível estabelecer medidas e planos de ação para otimizar processos ineficientes ou até mesmo eliminar operações manuais e/ou improdutivas.
Com esses ajustes e adaptações, os gestores conseguem corrigir as deficiências e aprimorar a gestão dos processos industriais.
Leia também: Automatização de processo de TI: 5 benefícios para indústrias
3. Identificar gargalos
Os gargalos operacionais podem afetar a produtividade da indústria, impactando no ciclo de produção e no rendimento dos colaboradores. Por isso, é importante identificar tais obstáculos que podem estar relacionados a processos burocráticos, atividades extras que atrasam ou interrompem o fluxo, equipamentos que não acompanham o volume de produção, entre outros.
Com os gargalos monitorados, os gestores podem resolver tais questões, avaliando o custo envolvido, como por exemplo, na troca de um equipamento e o retorno desse investimento.
4. Usar a metodologia lean
Outra forma de aumentar produtividade da equipe é por meio de novas metodologias, como a lean manufacturing. Este método tem como objetivo a melhoria contínua e, para isso, utiliza técnicas para eliminar os desperdícios, promovendo o melhor aproveitamento de recursos.
Entre as otimizações provocadas pela metodologia lean na indústria, estão o foco em superprodução, excessos de estoques, tempo de espera entre etapas, porcentagem de defeitos, movimentação desnecessária de pessoal, gasto desnecessário de transporte, excesso de processamento e habilidades subutilizadas.
5. Investir na capacitação
A capacitação e o treinamento dos colaboradores são recursos essenciais para melhorar o desempenho na indústria. Com isso, é possível garantir que a equipe tenha o conhecimento necessário em relação às principais práticas do mercado, às novas tecnologias e aos procedimentos adequados.
6. Inovar e usar tecnologias
O emprego de inovações tecnológicas é a principal forma de aumentar produtividade da equipe e da indústria como um todo. Segundo estudo do Senai, inclusive, as novas tecnologias digitais elevam em cerca de 22% a produtividade de micro, pequenas e médias empresas.
Outro levantamento da McKinsey estima que, atualmente, 50% das atividades executadas podem ser automatizadas com tecnologias. Porém, somente 10% das tarefas são automatizadas. Só por aí, já fica claro o benefício que pode ser obtido com o uso das soluções tecnológicas.
Também de acordo com pesquisa da IDC, 42% das organizações também estão aumentando os orçamentos de TI em 2021. Então, para proporcionar maior produtividade, se manter na vanguarda e se destacar da concorrência, é preciso investir nesse segmento.
Neste cenário, de atualização de processos, inovações e transformação digital, duas soluções que podem ajudar e muito são a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos.
Saiba mais: Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos para empresas
Como a digitalização e o GED promovem maior produtividade
Entre as tecnologias que podem ajudar a indústria a aumentar produtividade da equipe, a digitalização e o GED garantem inúmeros benefícios neste aspecto, como:
Rapidez no acesso a documentos
Imagina o tempo perdido para pesquisa e busca de documentos na sua empresa. Agora, com o sistema de gerenciamento eletrônicos, os funcionários podem acessar documentos digitalizados com agilidade e sem perder tempo para encontrar arquivos físicos, identificando as informações necessárias rapidamente.
Facilidade de comunicação e colaboração
A colaboração entre a equipe se torna muito mais efetiva com o uso de uma ferramenta de gestão de documentos eletrônicos, já que as informações podem ser compartilhadas de forma simples e fácil, quando e com quem for necessário.
Com essa boa integração e comunicação, é possível que todos os colaboradores trabalhem juntos em prol dos objetivos de negócio, produzindo serviços de qualidade.
Melhores condições para o home office
Ao usar tais tecnologias, os funcionários e gestores podem acessar arquivos, dados e informações de qualquer lugar que estiverem, facilitando o home office. Assim, os materiais estão 100% disponíveis, seja para pesquisa, comunicação entre equipes e até em reuniões de negócios a distância. Isso promove maior mobilidade, flexibilidade e produtividade de todos.
Veja também: 5 formas de otimizar a gestão de documentos no home office
Fim do retrabalho
Outro benefício da digitalização e do GED para as indústrias está na eliminação do retrabalho. Isso porque, no caso de documentos físicos, podem ocorrer erros, como a perda de arquivos e a inserção erradas de dados em planilhas.
No entanto, com as soluções tecnológicas, é possível automatizar processos de arquivamento e de extração de dados, evitando problemas e prejuízos.
Envio de documentos
As indústrias lidam com um grande volume de documentos, contratos e informações diariamente, seja de clientes, fornecedores, colaboradores e outros. Então, para gerenciar todos esses materiais manualmente e enviar para os destinos corretos, perde-se muito tempo.
Mas, com a digitalização, o envio ocorre diretamente pelo computador e, com o armazenamento e a organização documental, fica mais ágil fazer essas transferências. Como resultado, é mais eficiência para a empresa.
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