A contratação de uma empresa de digitalização de documentos para realizar este serviço pode ser essencial para instituições de saúde, já que os gestores hospitalares possuem muitas preocupações.
Então, ao terceirizar esse processo com um parceiro especializado, é possível tanto garantir a excelência das atividades, como o foco da gestão no core business da instituição. Ou seja, os hospitais, clínicas, consultórios e laboratórios podem se ater às estratégias para melhorar o atendimento médico e a prática clínica.
No entanto, é comum que os gestores tenham dúvidas antes de implementar o serviço e de escolher a empresa de digitalização de documentos. Para auxiliar os líderes e executivos a tomarem essa decisão, vamos abordar os benefícios desta atividade e as principais questões envolvidas.
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Quais as vantagens da digitalização de documentos?
Com a digitalização, as empresas podem modernizar as rotinas de trabalho e manter uma cópia de documentos importantes no formato digital. Veja mais impactos positivos:
Eficiência no armazenamento e gerenciamento de dados
O serviço de digitalização e gerenciamento eletrônico fornece as ferramentas necessárias para catalogar, indexar e armazenar os arquivos, de modo online, corretamente. O que permite mais facilidade para controlar quem tem acesso aos dados e a consulta das informações.
Organização dos arquivos
Os documentos podem ser separados e identificados de acordo com os critérios de prioridade e catalogação da sua instituição, como por exemplo, data, setor da empresa, profissional envolvido, pacientes, entre outros. Isso permite evitar a perda e o extravio de informações por falta de categorização, mantendo a organização documental e o acesso facilitado.
Agilidade na busca de arquivos
Com toda a organização, o armazenamento e a gestão correta de documentos, fica muito mais fácil para os funcionários das instituições de saúde, sejam atendentes, enfermeiros, médicos e inclusive os gestores, pesquisarem e encontrarem os arquivos que necessitam.
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Aumento da produtividade
A agilidade na localização de documentos, a otimização do fluxo de trabalho e a eficiência na gestão de documentos garantem maior produtividade da equipe como um todo.
Segurança de dados
Uma instituição de saúde lida com inúmeras informações sigilosas e sensíveis dos pacientes. Neste sentido, os documentos digitais contam com maior segurança e proteção tanto no armazenamento como na consulta, evitando violações e roubo de dados e garantindo o acesso de apenas pessoas autorizadas.
Além dessas vantagens, as instituições de saúde ainda podem se beneficiar da:
- Redução de custos operacionais;
- Diminuição no consumo de papel;
- Garantia de validade jurídica dos documentos digitais;
- Minimização do risco de fraude;
- Flexibilidade com acesso às informações a qualquer hora e de qualquer lugar;
- Fornecimento de prontuário eletrônico atualizado aos pacientes.
Dúvidas comuns sobre a empresa de digitalização de documentos
Com tantos benefícios, fica claro que as instituições precisam o quanto antes investir no serviço. Mas é aí que surgem as dúvidas na hora da contratação da empresa de digitalização de documentos. Então, vamos tentar sanar essas questões!
Como funciona o processo de digitalização?
A empresa de digitalização de documentos conta com etapas simples para realizar o processo. São elas: coleta dos documentos, análise, classificação, padronização, indexação, digitalização, comprovação da qualidade e disponibilização para consulta.
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Como proteger as informações digitalizadas?
Diversas ferramentas garantem que os documentos digitais não sofram vazamentos de dados, nem fraudes, como por exemplo:
Armazenamento na nuvem: com a guarda de arquivos digitais na nuvem, os documentos ficarão codificados, com acesso somente de pessoas autorizadas e com permissão por meio de senha.
Criptografia: trata-se de uma chave de segurança, que garante a confidencialidade da troca de informações.
Certificado digital: a certificação realizada por intermédio do ICP-Brasil assegura a identificação do responsável pelo documento e a sua autenticidade.
Assinatura digital: comprova a responsabilidade do autor do documento, fortalece a autenticidade e garante que o documento não foi alterado após a elaboração e/ou envio.
Os documentos digitais têm valor legal?
Embora muitos documentos ainda precisem de guarda da cópia física, como no caso dos documentos de RH, os arquivos digitais, principalmente os que contam com assinatura digital, já podem ser usados como forma de comprovação.
Quais os detalhes técnicos envolvidos na digitalização de documentos?
Para a contratação da empresa de digitalização de documentos ideal para sua instituição de saúde, é preciso considerar alguns aspectos técnicos. Então, vale a pena ficar de olho em determinados pontos do serviço a ser adquirido, como:
- Formato das imagens digitalizadas;
- Qualidade na resolução;
- Prazos para digitalização;
- Prazos para disponibilidade dos documentos;
- Recursos para garantir o sigilo das informações;
- Equipamentos necessários para captura, tratamento e indexação de documentos;
- Tecnologia para gestão de documentos;
- Capacidade de atendimento e suporte da empresa contratada para apoiar os processos de digitalização;
- Entre outros.
Qual o prazo de execução dos serviços?
Outra questão que envolve a contratação da empresa de digitalização de documentos é o prazo para atender às demandas das instituições de saúde. Ou seja, quanto tempo demora desde o planejamento até a entrega final do projeto de digitalização, com qualidade, eficiência e consistência.
Com um parceiro especializado, é possível criar um projeto personalizado com um cronograma detalhado de cada etapa que será entregue.
Por que vale a pena terceirizar a digitalização?
Por fim, você deve estar se perguntando se vale mesmo a pena terceirizar a digitalização ou se o processo interno é mais vantajoso. E a resposta é: o investimento em terceirização é mais benéfico.
Isso porque, normalmente, há uma grande quantidade de arquivos a serem digitalizados. Então, fazer esse serviço internamente vai gastar muito esforço e tempo dos colaboradores, tirando foco das atividades mais prioritárias.
Já, com a empresa especializada, é possível ter quantidade, qualidade e segurança na digitalização dos documentos, gerando maior economia e produtividade para os hospitais, clínicas e laboratórios.
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Como a Doc Int vai ajudar a sua instituição de saúde
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