A automatização de processo de TI em empresas de diversos portes e segmentos é parte essencial das estratégias de negócios. Afinal, com o uso da tecnologia no setor, é possível realizar as atividades de forma otimizada, gerando diminuição de custos e maior segurança financeira, além de apoiar o crescimento da organização.
No contexto atual em que as empresas precisam buscar maneiras de promover economia e vantagem competitiva para manterem a saúde financeira, então, essa automatização vem bem a calhar.
Vale lembrar que 6 em cada 10 empresas brasileiras fecham as portas em até cinco anos de atividade, segundo pesquisa do IBGE. Portanto, se o seu negócio quer contrariar as estatísticas, garantir sua sobrevivência e até conseguir expandir, é preciso investir em inovação empresarial e transformação digital.
Somente com digitalização e soluções tecnológicas que incentivem a disrupção digital, as marcas poderão mudar esse panorama e aproveitar as oportunidades em seus mercados de atuação.
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Por que a automatização de processo de TI é importante?
Cada vez mais empregada em todos os campos, como varejo, indústrias, serviços financeiros, telecomunicações e na área da saúde, a automatização de processo de TI se dá basicamente pela mudança de operações antes repetitivas e manuais para automáticas.
Assim, é possível trazer mais agilidade ao desenvolvimento de atividades e projetos e melhorar o nível de qualidade de produtos e serviços.
Imagine só, por exemplo, o ganho de tempo da equipe de TI ao tornar automatizados os processos de instalação, configuração, manutenção e atualização de sistemas. Ou ainda, é possível automatizar o suporte aos usuários, tirando essa preocupação dos profissionais de tecnologia, que podem priorizar outras tarefas mais importantes.
Outro processo que pode melhorar com a automatização é a organização de documentos, coleta de dados e a análise de informações. Uma vez que a realização manual se torna cansativa, complexa e trabalhosa. Enquanto, a tecnologia faz tudo muito mais rápido e traz relatórios prontos para apoiar a tomada de decisão.
Veja os principais benefícios proporcionados pela automatização:
- Redução de erros e retrabalhos a partir da diminuição da intervenção manual;
- Diminuição do tempo de execução de atividades antes repetitivas e burocráticas;
- Maior controle das atividades realizadas;
- Aumento da produtividade da equipe e atuação mais estratégica dos profissionais;
- Melhora na comunicação entre os diferentes setores da empresa;
- Análises em tempo real, facilitando a gestão da empresa;
- Maior facilidade para identificação de gargalos e adoção de medidas para melhoria contínua dos processos;
- Como consequência de todas essas vantagens, há a redução de custos operacionais e ganho de competitividade.
4 principais características da automatização de processo de TI
Para todos esses resultados serem alcançados, a implementação da automatização precisa ser feita corretamente e de modo eficiente. Algumas características, então, devem ser levadas em consideração para o processo ser bem-sucedido. Conheça quais são elas:
1. Acesso remoto pela nuvem
Na automatização de processo de TI, muitas das funções dependem do acesso remoto pela nuvem. Tanto para coleta e análise de dados, como para identificação de gargalos, e até para a integração e colaboração dos funcionários nos fluxos de trabalho.
O apoio da nuvem, neste cenário, também facilita a realização do home office, que permanece em crescimento no Brasil e no mundo em decorrência das necessidades de isolamento social. Além do que, promove maior mobilidade, com a possibilidade de acesso e monitoramento dos processos automatizados, via notebooks, tablets e smartphones.
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2. Planejamento na automatização
Outro aspecto essencial na automatização de processo de TI é a realização do planejamento adequado. Isso inclui uma série de etapas, como:
- Mapeamento de processos para identificar os fluxos de trabalho, o tempo gasto e as atividades de maior custo;
- Padronização e uniformização dos processos, permitindo maior controle;
- Identificação e definição dos processos que serão automatizados, gerando maior retorno;
- Escolha e implementação de soluções tecnológicas, que se enquadrem às necessidades de negócio e garantam a adaptação necessária para automatizar processos.
3. Documentação automática dos processos
Não é porque você vai introduzir a automatização de processo de TI que você pode esquecer essas atividades e funções funcionando sozinhas, sem acompanhamento. Então, uma forma de realizar o monitoramento é por meio da geração de documentação automática de processos.
Isso serve até para uma análise posterior dos gestores a fim de verificar como andam os processos, supervisionar a correta aplicação da automatização, observar os ganhos obtidos e implantar melhorias.
4. Automatizar os processos na mesma ferramenta
Como vimos, substituir tarefas humanas por automatizadas gera diversas vantagens, como padronização de operações, monitoramento de indicadores, melhoria no controle, entre outros.
Mas, ao integrar as automatizações em um mesmo lugar, é possível se beneficiar ainda mais, com um fluxo ágil e transparente de informações, unificação de diferentes sistemas, segurança de dados e maior rapidez na execução dos processos.
Portanto, ao contemplar essas 4 características, a automatização de processo de TI ficará mais completa, permitindo padronizar, otimizar e documentar todos os processos.
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Isso porque, com a digitalização e o GED, é possível automatizar a organização, o controle e a indexação de documentos na plataforma, além de melhorar os fluxos de trabalho. O que facilita a consulta e a pesquisa de informações, assim como a comunicação entre profissionais e o armazenamento de dados de maneira adequada.
Já, com o outsourcing, a empresa garante o controle do parque de impressão de forma automatizada.
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